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案例一:利用Word完成如下要求的文档排版

一、要求

①掌握样式的创建、修改和应用。

②掌握目录和图表目录的制作和更新。

③掌握“分节符”、“分页符”的使用和用途、同一篇文档中多组页码的设置以及页眉页脚的设置。

④掌握页面的设置。

⑤熟练掌握图片、公式的混排。

二、内容

1.创建各级标题及正文样式,并应用于文档相应部分。

如:将图1所示文档中的“目录、图表目录、第一章 前言、第二章 静力计算模型”设置为标题1,其样式为:黑体、加粗、四号字、居中显示、单倍行距、段前段后均为0行、大纲级别为1级;文中“1.1、1.2、1.3、2.1”项,设置为标题2,样式为:黑体、加粗、小四号字、左对齐、段前段后均为0行、大纲级别为2级;正文设置为:宋体、小四号字、常规显示、首行缩进2字符、两端对齐、段前段后均为0行、大纲级别为正文文本。


                

                           图1 综合试验文档    

【操作方法】

①在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“样式”下拉箭头,选择“标题 1”快捷菜单中的修改命令,在弹出修改样式对话框中,进行字体、字号、居中设置。

②单击该对话框中的“格式”按钮,选择“段落”命令,在段落对话框中进行“行距、段前段后、大纲级别”的设置。

③按上述两步骤再分别对“标题2”和“正文”的样式进行相应设置。

④样式设置完毕,选中文档中“目录、图表目录、第一章 前言、第二章 静力计算模型”,单击“标题1”样式。其余相应部分也同样设置。

2.分页与分节

如:文档中的每个“标题1”及其所有的内容都另起一页,并在第一章前设置分节,使第一章及其后的内容成为新的一节。

【操作方法】

①单击要开始新页的位置。

②在“插入”选项卡上的“页”组中,单击“分页”。

使用分节符改变文档中一个或多个页面的版式或格式,也可以为文档的某节创建不同的页眉或页脚。

【操作方法】

①单击要进行分节的位置。

②在“页面布局”选项卡上的“页面设置”组中,单击“分隔符”。

③在“分节符”组中,单击分节符类型的“下一页”。

3. 制作目录

【操作方法】

①单击要插入目录的位置,选择在文档的开始处,如“目录”后。

②在“引用”选项卡上的“目录”组中,单击“目录”,然后单击所需的目录样式,或单击“插入目录”,按需要的样式进行设置。

4.为文档中所插入的图片设置图标题。

【操作方法】

①在所插入图片的下方一行,将光标居中,单击“引用”选项卡下“插入题注”,则弹出“题注”对话框。

②单击“新建标签(N)…”按钮,在标签文本框中输入“图2.” ,如图2.12所示,单击“确定”按钮。

③此时“题注”文本框中,自动显示有“图2.1”,“标签”为“图2.” ,单击“确定”按钮。

④则在图片的下方出现“图2.1”,这时只在其后键入图表题:“计算参数”即可。每插入一张图片,执行“插入题注”,题注的编号会自动更新为图2.2、图2.3……。 

注意:插入题注的好处是,如果在某个图片之前又插入了一个新的图片,只需执行“插入题注”命令,则Word会根据光标所在位置自动更新该题注的编号,文档中其余图标题的序号也会自动按顺序更新。

5.制作图表目录。

【操作方法】

①单击要插入图表目录的位置,如“图表目录”后。

②在“引用”选项卡上,单击“插入表目录”,在打开的图标目录对话框中,按需要的样式进行设置。

6.设置页眉和页脚或页码。

如:给文档加页码,目录和图表目录的页码采用“Ⅰ、Ⅱ”格式,其他页码采用“1、2、3”格式;“录”、“图表目录”不设置页眉,其他奇数页页眉为“研究报告”,偶数页页眉为“2012年2月”。

【操作方法】

①首先确保在第一章的页面已设置好了分节,使其成为新的一节。

②双击文档中“第一章”页面的顶部,打开“页眉和页脚工具”下的“设计”选项卡。

③选中“奇偶页不同”复选框;在“设计”的“导航”组中,单击“链接到前一节”以禁用它。在奇数页的页眉处,输入内容“研究报告”;单击偶数页眉,输入“2012年2月”。

④单击“转至页脚”工具按钮,单击“页码”下的“设置页码格式…”,设为1,2,3…格式和要使用的“起始编号”,然后单击“确定”。

⑤单击“页码”下的“页面底端”,选择一种样式。

⑥选择目录页,对目录页的页码进行设置,步骤同上。

7.页面设置

如:A4纸;页边距:上下各2.5厘米、左右各2.8厘米。

【操作方法】

①选择“页面布局”选项卡,在“页面设置”组中,单击“纸张大小”,选择“A4”。

②单击“页边距”,选择“自定义页边距”,打开“页面设置”对话框,设置上、下边距各为2.5厘米,左、右边距各为2.8厘米。

实验结果如图2和图3所示。

图2 目录页

图3 图表目录页

图4 正文第一页

 图5 正文第二页

案例二:高级筛选

用高级筛选的方法找出如图6所示“原始数据”表中英语分数高于80分的男生或者英语分数高于90分且总分高于260分的女生的记录,并将筛选结果显示在A13开始位置。

具体操作步骤如下:

①复制“原始数据”工作表,命名为“筛选”;

②建立高级筛选条件,参见图8中的H6:J8区域;

③单击数据清单中的任一单元格,选择“数据”选项卡,单击“排序和筛选”组中的“高级”命令,显示“高级筛选”对话框;

④设置高级筛选方式,如图7所示。

筛选结果如图7所示。

图6 原始数据

图7 设置筛选条件

图8 筛选结果

扩展学习

邮件合并操作 

邮件合并用于将一份通知或信函,以不同的收信人姓名打印。 
方法 : 

通过创建一个主文档和一个数据源文件来生成多个文档,主文档是包含在合并中不同文档中相同的部分,如信函的主体文本、图形等;数据源则是包含不同文档中变化的信息,如姓名、称谓、地址等。 
在合并过程中,Word把来自数据源的不同信息加入到主文档的邮件合并域中,由此产生了主文档的不同版本。 

简单操作步骤:  

(1)打开一个新文档(或打开一个准备作为主文档的文档); 

①输入信函内容; 

②选择“工具” →“信函与邮件” →“邮件合并”命令; 

③选择文档类型:如选“信函” 

④单击下一步,选择如何设置信函:如使用当前文档 

⑤单击下一步,选取收件人;单击“浏览”。 

(2)打开数据源文件(存放要发信人员的表格文件:word,excel,数据库文件等,注意不要有表头,直接是表格。) 

①单击“撰写信函”(将不同人的信息插入到信函中) 

②选问候语 

③选其他项目 

(3) 插入姓名,职务或 姓名、各科成绩等 

①预览信函 

②完成合并 

③编辑个人信函 

④打印 

Word宏的使用 

宏是一种程序,可以将一些重复的操作或工作过程录制下来,集成单一命令,重复使用,以提高效率. 
操作方法: 

(1)选择 “工具”/“宏”/“录制新宏”; 

(2)开始操作(具体的编辑工作等); 

(3)操作结束,选择 “工具”/“宏”/“停止录制”,即可终止录制; 

(4)使用宏:选择 “工具”/“宏”/“宏”,选择所录制的宏名,即可执行那些重复的操作. 

自主学习(Office学习网站) 

(1)微软中国官网 

(2)Office教程学习网 

(3)Office学习网 

(4)Office学院 

(5)教程专题_2345软件教程



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