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电子表格软件

使用公式与函数

公式与函数作为Excel的重要组成部分,具有强大的数据计算功能,为使用者提供了分析、处理数据的环境。在Excel中,不仅可以使用公式对各种数值进行加、减、乘、除等计算,还可以对数据进行逻辑和比较运算。公式不但可以引用同一工作表中的其它单元格,也可以引用同一工作簿不同工作表中的单元格,或者其它工作簿的工作表中的单元格。对于一些复杂、特殊的问题,当无法通过直接创建公式来进行计算时,可以使用函数进行处理。

(1)使用公式

公式是在工作表中对数据进行计算的等式。在Excel中,一切公式均以“=”开始。

(2)使用函数

函数是预先定义好的内置公式,因此输入函数时前面也要键入等号“=”。每个函数由函数名及其参数组成。Excel函数的一般形式为:函数名(参数1,参数2,…)

其中函数名由具有一定含义的英文缩写字母表示,而参数是函数所要处理的数值。对于不同的函数,需要的参数个数和类型是不同的,参数可以是常量、逻辑值、单元格、区域或其它函数。

对工作表进行格式化

Excel 2010提供了非常方便的设置单元格格式方法,一般在“开始”选项卡界面,通过“字体”、“对齐方式”、“数字”组以及“单元格”组中的“格式”命令操作。方法是: 首先选定要设置格式的单元格区域,然后单击各个功能按钮即可。

右击工作表标签,选择“重命名”命令可以为工作表重新命名。

创建图表

Excel 2010提供了多种图表类型和格式,系统根据用户提供的数据,可以按柱形图、折线图、饼图、面积图等方式显示,使工作表中的数据更形象直观地表达出来。 在Excel中,既可以创建嵌入式图表,也可以创建图表工作表。

创建图表一般使用“插入”选项卡“图表”组中的命令来完成。方法是:
选定图表数据源,单击“图表”组中的相应图表按钮即可完成图表的创建。选中图表后,会显示图表工具,包含设计、布局和格式3个选项卡,用于对图表的各种操作。
对已经创建的图表,如果想改变其图表类型,单击图表,选择“设计”→“类型”→“更改图表类型”按钮,从“更改图表类型”对话框中选择一种需要的图表类型及子图表类型。
编辑图表是指对图表及图表对象,如图表标题、分类轴、图例等进行编辑。方法是:先选定图表,然后选择“布局”选项卡中的相应命令进行操作。
格式化图表是指对图表区域和图表标题、图例、数值轴和分类轴等图表对象设置格式。其方法是:选择图表,切换到“格式”选项卡,在“形状样式”组中选择相应命令;如果要设置图表对象格式,右击该图表对象,从快捷菜单中选择设置格式的命令。

排序和筛选

排序

排序可以将数据清单按某种规定顺序显示。排序的字段名通常称为关键字。Excel 2010允许同时对多个关键字进行排序。

排序的操作方法:

  1. 单击数据清单中任一单元格;

  2. 在“开始”选项卡界面,单击“编辑”组中的“排序和筛选”按钮;

  3. 在列表框里选择“自定义排序”,在“排序”对话框里进行设置。


如果只按某一个字段进行排序,先单击要排序字段列的任一单元格,再单击“排序和筛选”按钮,直接在列表框里选择“升序”或“降序”命令即可。

筛选

数据筛选就是按用户要求找出符合若干条件的记录并显示,而不是显示所有数据。筛选包括自动筛选和高级筛选两种。

自动筛选方法:

单击数据清单中的任一单元格,在“开始”选项卡界面,单击“编辑”组中的“排序和筛选”按钮,在列表框里选择“筛选”,应用下拉筛选箭头进行操作,可将不满足条件的记录暂时隐藏起来,只显示满足条件的记录,筛选结果将在原有区域显示。
高级筛选方法:
首先在数据清单以外的任何地方建立条件区域。条件区域的首行为数据清单中需设置筛选条件的字段名,筛选条件从第2行开始设置。单击数据清单中任意单元格,选择“数据”选项卡中的“排序与筛选”→“高级”命令,弹出“高级筛选”对话框;选择列表区域和条件区域,并指定筛选的数据区。筛选结果可在原有区域或某一指定区域显示。

建立分类汇总表

分类汇总就是对数据清单中的某一字段进行分类,再按某种方式汇总并显示出来。

在对某字段进行分类汇总前,必须先对该字段进行排序,以使分类字段值相同的记录排在一起。然后单击数据清单中的任一单元格,选择“数据”选项卡中“分级显示”→“分类汇总”命令,在弹出的“分类汇总”对话框中选择分类字段、汇总方式和选定汇总项。

建立数据透视表

分类汇总通常只适用于按一个字段进行分类,对一个或多个字段进行汇总的情况。如果要求按多个字段进行分类并汇总,应使用数据透视表。

建立数据透视表的方法是:
1.单击数据清单中的任一单元格,选择“插入”选项卡;
2.单击“表格”组中的“数据透视表”按钮,显示“创建数据透视表”对话框;
3.选定数据源表或区域,然后确定存放数据透视表的位置;
4.在数据透视表字段列表中设置数据透视表页面布局,确定汇总方式。
5.所建立的数据透视表在指定位置显示。